Política de Privacidad

En Docublock SAS (“Docublock”, “nosotros” o “nuestro”) respetamos tu privacidad y nos comprometemos a proteger tus datos personales. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y compartimos la información cuando utilizas nuestra plataforma de firma electrónica y gestión de contratos.

Esta política cumple con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia (Régimen General de Protección de Datos Personales), así como con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD / GDPR) de la Unión Europea en lo que aplica a ciudadanos europeos.

1. Responsable del tratamiento

Docublock SAS
NIT: [registrado ante la Cámara de Comercio de Bogotá]
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: privacidad@docublock.co
Sitio web: docublock.co

2. Datos que recopilamos

Recopilamos los siguientes tipos de datos personales, según el contexto de tu interacción con nuestra plataforma:

2.1 Datos que nos proporcionas directamente

• Datos de registro: nombre completo, dirección de correo electrónico, nombre de la empresa, cargo, número de teléfono y país.
• Datos de pago: procesados y tokenizados por nuestro proveedor de pagos (Stripe). Docublock no almacena datos de tarjetas de crédito/débito.
• Documentos y contratos: los archivos que subes a la plataforma para firmar o gestionar. Estos documentos son de tu exclusiva propiedad.
• Datos de firma: representación biométrica de firma manuscrita, firma electrónica cualificada, timestamp, dirección IP en el momento de la firma y metadatos de verificación de identidad.
• Datos de contacto: mensajes enviados a través de nuestros formularios de soporte o correo electrónico.

2.2 Datos que recopilamos automáticamente

• Datos de uso: páginas visitadas, funcionalidades utilizadas, frecuencia de acceso y acciones realizadas en la plataforma.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, zona horaria y configuración de idioma.
• Cookies y tecnologías similares: tal como se describe en nuestra Política de Cookies.

3. Finalidad del tratamiento

Utilizamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: crear y gestionar tu cuenta, procesar firmas electrónicas, mantener la trazabilidad de documentos en blockchain y ofrecer soporte técnico.
• Cumplimiento legal: conservar registros de firmas con valor legal, cumplir con requerimientos de autoridades tributarias y regulatorias.
• Mejora del producto: analizar patrones de uso de forma agregada para desarrollar nuevas funcionalidades y mejorar el rendimiento de la plataforma.
• Comunicaciones comerciales: enviarte información sobre actualizaciones del servicio, nuevas funcionalidades y ofertas. Solo lo hacemos con tu consentimiento previo, y puedes cancelar la suscripción en cualquier momento.
• Seguridad y prevención de fraude: detectar y prevenir accesos no autorizados, fraude, spam y otros usos indebidos de la plataforma.

4. Base legal del tratamiento

Procesamos tus datos personales sobre las siguientes bases legales:

• Ejecución del contrato: el tratamiento es necesario para prestarte los servicios contratados (Arts. 6.1.b RGPD / Ley 1581 de 2012).
• Obligación legal: conservación de registros fiscales, tributarios y documentos con valor jurídico.
• Consentimiento: para el envío de comunicaciones comerciales y el uso de cookies no esenciales. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.
• Interés legítimo: para la mejora del servicio, la seguridad de la plataforma y la prevención de fraude, siempre que no prevalezcan tus derechos fundamentales.

5. Destinatarios de los datos

Docublock no vende, alquila ni comercializa tus datos personales. Podemos compartir tus datos con los siguientes destinatarios, en la medida estrictamente necesaria:

• Proveedores de infraestructura tecnológica: Amazon Web Services (almacenamiento y computación), Stripe (pagos), SendGrid (correo transaccional), Twilio (SMS/WhatsApp). Todos bajo contratos de procesamiento de datos con cláusulas de confidencialidad.
• Nodos blockchain: para el registro inmutable de huellas criptográficas (hashes) de documentos firmados. No se almacena el contenido del documento en la blockchain.
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por ley, orden judicial o para proteger los derechos e intereses legítimos de Docublock o terceros.

6. Transferencias internacionales de datos

Los datos se procesan y almacenan principalmente en servidores de Amazon Web Services en la región us-east-1 (Virginia, EE.UU.). Para garantizar el nivel adecuado de protección:

• AWS está certificado bajo el EU-US Data Privacy Framework y las Cláusulas Contractuales Estándar (SCCs) de la Comisión Europea.
• Todos los datos en tránsito están cifrados con TLS 1.3.
• Los datos en reposo están cifrados con AES-256.

7. Retención de datos

Conservamos tus datos personales durante los siguientes períodos:

• Datos de cuenta y contratos: mientras mantengas una cuenta activa con Docublock, y por un período adicional de 5 años tras el cierre de la cuenta, en cumplimiento de las obligaciones legales aplicables en materia contractual y tributaria.
• Registros de firma con validez legal: conservados durante el tiempo que exige la normativa del país donde se realizó la firma (mínimo 5 años en Colombia conforme al Código de Comercio).
• Datos de navegación y analítica: máximo 26 meses en Google Analytics (con IP masking).
• Comunicaciones de soporte: 2 años desde el cierre del ticket.

Una vez vencidos estos plazos, los datos son eliminados de forma segura o anonimizados.

8. Derechos ARCO y derechos RGPD

Dependiendo de tu país de residencia, tienes derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales tuyos tratamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación / Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados.
• Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos para determinadas finalidades (ej. marketing).
• Portabilidad: (para usuarios en la UE) recibir tus datos en formato estructurado y legible por máquina.
• Limitación del tratamiento: (para usuarios en la UE) solicitar la restricción del tratamiento mientras se resuelve una reclamación.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a: privacidad@docublock.co con el asunto “Ejercicio de derechos ARCO” e incluye una copia de tu documento de identidad. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Los usuarios en Colombia también pueden presentar consultas y reclamaciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Los usuarios en la UE tienen derecho a presentar reclamaciones ante la autoridad de protección de datos de su país.

9. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando realicemos cambios materiales, te notificaremos por correo electrónico a la dirección asociada a tu cuenta, con al menos 15 días de anticipación antes de que los cambios entren en vigor. El uso continuado de la plataforma tras la fecha de vigencia de los cambios implicará tu aceptación de la política actualizada.

La versión histórica de esta política está disponible bajo solicitud.

10. Contacto

Para cualquier consulta, duda o solicitud relacionada con el tratamiento de tus datos personales, contáctanos:

• Email: privacidad@docublock.co
• Dirección: Bogotá D.C., Colombia